顛末書の書き方 社内》例文・作成ポイントや注意点など解説

・商品やサービスに不備や不具合があった場合

・事務処理や手続き上のミスがあった場合

・事故や不祥事があった場合

・問題やトラブルはどんなものか？

ミスや過失なのか、事故なのかも含めて、その内容や大きさなどの実態を記載します。

・原因は何か、どこに責任があるのか、

人的なミスや過失によるものなのか、機械や装置に起因するのかなどを記載します。

・ どんな対策が必要か

同じミスや過失を繰り返さないための対策を書きます。

・ 優先順位はどうか

対策に取り組むための優先順位を見直します。

・対策は実行されているか

できれば、顛末書でその不祥事や事故やトラブルの対策をたてたあと、本当にきちんとその対策が実行されているかの検証もきちんと行いたいものです。

・改善されているか、再発はしていないか

例えば定期的にデータ取りをしたりアンケートを行うなどの方法で、再発防止または改善がきちんと行われているのかを確認していく作業も忘れずに行います。

・検証データを取るのための準備や基礎づくりを

顛末書の出来をワンランク上のものにするためには、こうしたデータ取りのためのフォームやテンプレートなども作成し、添付して提出します。

●宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。

●「顛末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。

●ビジネス文書なので時候の挨拶は不要。

●頭語と結語「拝啓」＋「敬具」も不要。

●トラブルや事故の具体的な内容、経緯、結果 、対策などを箇条書きで述べる。

●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。

●報告者自身のコメントや意見があれば入れる。

※重要なのは、なぜこうしたことが起きたのか、原因をしっかりと見極めて、同じ事故やトラブルを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策をうつこともできます。会社にも安心してもらうことができます。

宛先を社長名にする場合が多いようです。場合によっては支店長、所長、工場長あてなどの場合もあります。
下の例のように、社名まで記載する場合もあります。

・顛末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・作成者の担当部署名および氏名を明記します。名前の横に捺印します。
（捺印は不要としている会社もあります）

・記載するときには５Ｗ１Ｈ（いつ、だれが、何を、どこで、なぜ、どのように、どうした）にそった記述を心掛けます。

・原因がわかれば、ミスやトラブルも防げるものです。現在の対応だけでなく、顛末書では、今後の再発防止策にも触れることが必要です。

・上記の文例では再発防止のためにいろいろなことをしています。
　社内で共有化し、二度と同じ事故やトラブルが無いように、また、トラブルにより業務をストップすることが無いよう、様々な改善をしてゆくのが本当のねらいです。
　

・上記の文例では対策を講じたあとのトラブル発生件数の推移も報告することを明記しています。社内で見つかったトラブルや事故について、原因を分析し、対策をたて、その後どうなったかを追跡することも必要です。
結果として良くなったのであれば「改善報告書」といった形で必ずフィードバックしましょう。